9.9 Kho tri thức

Hình 1: Kho tri thức

Khái niệm

Kho tri thức là nơi mà người dùng có thể soạn thảo tài liệu nội bộ để hướng dẫn cho toàn bộ user sử dụng hệ thống trong việc sử dụng phần mềm StringeeX. Để có thể quản lý kho tri thức cũng như xây dựng hệ thống tài liệu thì bắt buộc người dùng phải có phân quyền Admin trên hệ thống.

Trong kho tri thức sẽ có 3 mục chính:

• Thể loại: là thư mục cha (thư mục lớn nhất của Kho tri thức) chứa bên trong các thư mục con chính là “Danh mục”. Thể loại thể hiện cho chủ đề của các Danh mục cũng như bài viết bên trong nó.

• Danh mục: là thư mục con của Thể loại và trong Danh mục sẽ có thể chứa nhiều bài viết khác nhau.

• Bài viết: là một bài viết cụ thể có nội dung mô tả chi tiết cho Danh mục và Thể loại.

Ví dụ: Giả sử ta có Thể loại là “Hướng dẫn sử dụng StringeeX” thì sẽ có thể có các Danh mục và bài viết như sau:

• Danh mục “Cuộc gọi” có chứa các bài viết: “Cách thực hiện cuộc gọi ra cho Khách hàng”, “Cách thực hiện cuộc gọi nội bộ”, “Xem báo cáo thống kê cuộc gọi”,…

• Danh mục “Cấu hình tổng đài” có thể chưa các bài viết: “Cấu hình cây IVR”, “Cấu hình hàng đợi”,…

Tạo bài viết

Thể loại

Ngay tại giao diện đầu tiên của kho tri thức, người dùng sẽ thấy các mục:

Hình 2: Thể loại trong khi tri thức

• Tạo bài viết: người dùng có thể ấn trực tiếp “Tạo bài viết” để tiến hành tạo một bài viết trong kho tri thức hoặc sử dụng nút mũi tên xổ xuống để có thể lựa chọn mục mà bạn muốn tạo bao gồm thể loại, danh mục, bài viết.

• Danh sách thống kê thể loại: tại đây là tất cả thể loại hiện có tại kho tri thức và người dùng có thể thao tác sắp xếp, sửa và xóa thể loại.

Tạo thể loại:

Tại mục xổ xuống của nút tạo bài viết người dùng chọn thể loại.

Hình 3: Tạo thể loại

Để hoàn tất việc tạo thể loại, người dùng sẽ hoàn thành các mục:

Hình 4: Cấu hình chi tiết thể loại

• Tên thể loại: tên của thể loại sau khi khởi tạo.

• Mô tả: nội dung khái quát của thể loại.

Sắp xếp thể loại

Người dùng đưa con trỏ chuột đến vị trí này (hình 5) và thao tác ấn giữ sau đó di chuyển thể loại lên trên hoặc xuống dưới trong danh sách.

Hình 5: Sắp xếp thể loại

Sửa và xóa thể loại

Người dùng đưa chuột đến vị trí này (hình 6) khi đó sẽ hiển thị 2 lựa chọn là sửa hoặc xóa để người dùng lựa chọn.

Hình 6: Sửa và xóa thể loại

Danh mục

Tạo danh mục

Tại mục xổ xuống của nút tạo bài viết người dùng chọn danh mục.

Hình 7: Tạo danh mục

Để hoàn tất việc tạo danh mục, người dùng sẽ hoàn thành các mục:

Hình 8: Cấu hình chi tiết danh mục

• Thể loại: danh mục sẽ trở thành thư mục con của thể loại được chọn. Thao tác này cũng có thể gọi là chọn thư mục cha cho danh mục.

• Tên danh mục: tên của danh mục sau khi khởi tạo.

• Mô tả: nội dung khái quát của danh mục.

Sắp xếp danh mục

Để có thể mở được danh sách danh mục, người dùng ấn chọn để mở 1 thể loại.

Hình 9: Mở danh sách danh mục

Người dùng đưa con trỏ chuột đến vị trí này (hình 10) và thao tác ấn giữ sau đó di chuyển thể loại lên trên hoặc xuống dưới trong danh sách.

Hình 10: Sắp xếp danh mục

Sửa và xóa danh mục

Người dùng đưa chuột đến vị trí này (hình 11) khi đó sẽ hiển thị 2 lựa chọn là sửa hoặc xóa để người dùng lựa chọn.

Hình 11: Sửa và xóa danh mục

Bài viết

Tạo bài viết

Tại mục xổ xuống của nút tạo bài viết người dùng chọn bài viết.

Hình 12: Tạo bài viết

Để hoàn tất việc tạo bài viết, người dùng sẽ hoàn thành các mục:

Hình 13: Cấu hình chi tiết bài viết

• Tiêu đề: tên của bài viết sau khi khởi tạo.

• Nội dung: nội dung chi tiết của bài viết. Tất cả những user được chia sẻ bài viết đều có thể xem nội dung này.

• Người quản lý: là người có quyền xem cũng như chỉnh sửa tất cả các mục của bài viết có đang ở trạng thái dự thảo hay xuất bản. Đối với mục này người dùng sẽ có 3 sự lựa chọn:

Hình 14: Các lựa chọn người quản lý bài viết

- Admin: tài khoản user có phần quyền Admin trên hệ thống.

- Admin và Supervisor: tài khoản user có phần quyền Admin hoặc Supervisor trên hệ thống.

- Nhóm: người dùng sẽ lựa chọn nhóm một hoặc nhiều nhóm. Khi đó tất cả các User trong nhóm đều là người quản lý của bài viết.

Hình 15: Chọn nhóm quản lý bài viết

• Hiển thị: lựa chọn người được quyền xem bài viết. Những người này chỉ được xem bài viết ở trạng thái xuất bản và không thể thao tác chỉnh sửa được bài viết. Mục này sẽ có 3 lựa chọn:

Hình 16: Chọn người được xem bài viết

- Tất cả mọi người: tất cả user trên hệ thống đều có thể xem bài viết.

- Supervisor: các user có phân quyền Supervisor trên hệ thống.

- Nhóm: người dùng sẽ lựa chọn nhóm một hoặc nhiều nhóm. Khi đó tất cả các User trong nhóm đều có thể bài viết.

Hình 17: Chọn nhóm được xem bài biết

• Mô tả bài viết: mô tả nội dung khái quát của bài viết.

• Danh mục: người dùng sẽ chọn lần lượt thể loại và danh mục để thêm bài viết vào đó. Khi đó danh mục được lựa chọn sẽ là thư mục cha của bài viết.

• Trạng thái: trạng thái của bài viết có hai định dạng là xuất bản và dự thảo. Những người dùng chỉ được cấp quyền hiển thị bài viết sẽ chỉ xem được bài viết ở dạng xuất bản còn dạng dự thảo thì không.

• Tệp đính kèm: người dùng có thể đính kèm thêm các file từ hệ thống thiết bị: ảnh, video, file word, pdf, exel,…

Sắp xếp bài viết

Để có thể mở được danh sách bài viết, người dùng ấn chọn để mở 1 danh mục.

Hình 18: Mở danh sách danh mục

Người dùng đưa con trỏ chuột đến vị trí này (hình 19) và thao tác ấn giữ sau đó di chuyển thể loại lên trên hoặc xuống dưới trong danh sách.

Hình 19: Sắp xếp bài viết

Sửa và xóa bài viết

Người dùng đưa chuột đến vị trí này (hình 1.22) khi đó sẽ hiển thị 2 lựa chọn là sửa hoặc xóa để người dùng lựa chọn.

Hình 20 Sửa và xóa bài viết

Xem bài viết

Người dùng nhấn chọn trực tiếp tiêu đề bài viết để xem bài viết.

Hình 21: Xem bài viết