3.1. Quản lý liên hệ

Cho phép người dùng tìm kiếm và theo dõi thông tin khách hàng được lưu trữ trên hệ thống. Người dùng có thể tạo liên hệ thủ công hoặc upload thông qua file excel một cách nhanh chóng

Giao diện Quản lý liên hệ

(1) Bộ lọc tìm kiếm

• Tên, số điện thoại, email: tìm kiếm dựa vào một trong các trường thông tin tên, email, số điện thoại

• Doanh nghiệp: lọc liên hệ theo trường thông tin doanh nghiệp

• Chức vụ: lọc liên hệ theo trường thông tin chức vụ

• Xếp hạng: lọc theo xếp hạng (số lượng sao thể hiện mức độ xếp hạng cao - vip)

• Tài khoản quản lý: lọc liên hệ theo tài khoản quản lý (agent trên hệ thống)

• Ngày tạo: lọc theo thời gian tạo liên hệ

• Cập nhật lần cuối: lọc theo thời gian cập nhật liên hệ

• Danh sách khách hàng: lọc liên hệ theo danh sách khách hàng (danh sách khách hàng nằm trong kho chiến dịch). Trường lọc thông tin này thường dùng cho khách hàng trong danh sách liên hệ của chiến dịch

(2) Danh sách liên hệ

• Tạo liên hệ: khởi tạo thủ công liên hệ mới

• Xuất dữ liệu: xuất file dữ liệu excel về thiết bị

• Upload liên hệ: upload liên hệ hàng loạt lên hệ thống bằng file excel. Tham khảo các bước upload liên hệ tại mục Cách upload liên hệ

• Tên: tên liên hệ

• Số điện thoại: số điện thoại của liên hệ

• Chức vụ: chức vụ của liên hệ

• Doanh nghiệp: thông tin doanh nghiệp của liên hệ tương ứng

• Xếp hạng: xếp hạng của liên hệ (số lượng sao thể hiện mức độ xếp hạng cao - vip)

• Tài khoản quản lý: tài khoản agent quản lý liên hệ

• Thời gian tạo: thời điểm tạo liên hệ

• Cập nhật lần cuối: thời điểm gần nhất liên hệ được cập nhật

• Hành động:

  • Gọi: gọi ra cho liên hệ tương ứng thông qua hotline

  • SMS: gửi SMS cho liên hệ tương ứng. Lưu ý, khách hàng muốn dùng tính năng này cần thông báo sale đấu Brandname của Doanh nghiệp đã được đăng kí với nhà mạng vào hệ thống

  • Xoá: Xoá liên hệ tương ứng

Cách tạo liên hệ thủ công

Người dùng click vào “Tạo liên hệ” trong giao diện quản lý liên hệ để tạo liên hệ mới thủ công:

Tuỳ vào các trường thông tin đã được cấu hình trong phần cấu hình trường liên hệ (xem thêm tại cấu hình trường liên hệ), admin điền các thông tin tương ứng và click vào biểu tượng “Tạo liên hệ” (biểu tượng sẽ sáng lên khi đã được điền đầy đủ thông tin bắt buộc) để khởi tạo

Cách upload liên hệ excel

Tính năng Upload liên hệ kiểm tra check trùng dữ liệu gồm các tùy chọn nhập file tải lên, cho phép người dùng cấu hình cách thức ghi đè với các liên hệ trùng thông tin hiện có khi tải lên

Bước 1: Upload liên hệ

Màn hình Liên Hệ => Click vào Upload liên hệ. Popup tuỳ chọn hiện ra như hình minh hoạ

Bước 2: Lựa chọn loại upload

Tại "Tùy chọn nhập file tải lên" lựa chọn cách thức tải lên dữ liệu liên hệ

• Tạo mới liên hệ gồm liên hệ trùng hiện có: Cho phép tải lên các liên hệ mới và liên hệ trùng dữ liệu hiện có

• Tạo mới liên hệ không gồm liên hệ trùng hiện có: Tải lên liên hệ mới và không tải lên các liên hệ trùng dữ liệu chọn

• Tạo mới và cập nhật liên hệ trùng hiện có (không ghi đè dữ liệu): Tải lên liên hệ mới, cập nhật bổ sung thông tin còn trống và không ghi đè lên dữ liệu đã có với liên hệ trùng dữ liệu chọn

• Tạo mới và cập nhật liên hệ trùng hiện có (có ghi đè dữ liệu): Tải lên liên hệ mới, cập nhật bổ sung thông tin còn trống và ghi đè bản ghi đầu tiên với liên hệ trùng dữ liệu chọn

• Chỉ cập nhật liên hệ trùng hiện có (không ghi đè dữ liệu): Không thêm liên hệ mới chưa có, chỉ cập nhật bổ sung thông tin còn trống và không ghi đè lên dữ liệu đã có với liên hệ trùng dữ liệu chọn

• Chỉ cập nhật liên hệ trùng hiện có (có ghi đè dữ liệu): Không thêm liên hệ mới chưa có, chỉ cập nhật bổ sung thông tin còn trống và ghi đè bản ghi đầu tiên với liên hệ trùng dữ liệu chọn

Bước 3: Chọn trường check trùng liên hệ

Lựa chọn trường thông tin liên hệ check trùng với cách thức tải lên yêu cầu

• Email: check trùng liên hệ theo trường email

• Số điện thoại: check trùng liên hệ theo số điện thoại (mặc định)

• Các trường liên hệ tạo mới: check liên hệ theo trường custom

Lưu ý: StringeeX cho phép người dùng upload liên hệ cho người quản lý (supervisor) trong nhóm, khi upload chọn "Chọn nhóm để phân liên hệ cho account manager"

Bước 4: Thiết lập trường bắt buộc

Thiết lập các trường bắt buộc và ấn button "Tải lên" để tải lên danh sách, người dùng có thể tải template mẫu tại bước 1 như hình minh hoạ, các trường thông tin cần để định dạng text, trường phone (số điện thoại) cần để đầu số chứa mã nước, ví dụ 84xxxxxxxxx. Trường "Tài khoản quản lý" người dùng cần để email của agent tương ứng trên portal, không phải để tên/id của agent.

Bước 5: Email thông báo

Thông báo kết quả tải lên và email nhận kết quả tải lên danh sách (nếu có), kết quả bao gồm file chứa mã lỗi của liên hệ trong file tải lên (nếu có). Người dùng có thể tuỳ chỉnh email nhận thông báo kết quả này

Gộp liên hệ

Tính năng gộp liên hệ cho phép người dùng hợp nhất các liên hệ nguồn vào một liên hệ đích, giúp loại bỏ dữ liệu dư thừa và quản lý liên hệ hiệu quả hơn. Sau khi gộp, các liên hệ nguồn sẽ bị xóa, và mọi dữ liệu tương tác sẽ được chuyển về liên hệ đích.

Bước 1: Chọn liên hệ cần gộp lại

Tại bước này người dùng tìm chọn những liên hệ cần gộp lại bằng cách chọn vào ô trigger trước liên hệ như hình, sau khi chọn liên hệ nhấn "Gộp liên hệ".

Sau khi chọn "Gộp liên hệ", popup gộp liên hệ hiện ra để xác nhận hoặc thay đổi, cập nhật thêm thông tin như ảnh.

Sau khi xác nhận thông tin, chọn "Bước tiếp theo" để chọn liên hệ đích cuối cùng được giữ lại.

Bước 2: Chọn liên hệ đích và cập nhật

Tại bước này là chọn liên hệ đích (liên hệ được giữ lại cuối cùng, mang thông tin của các liên hệ cần gộp lại). Người dùng click chọn liên hệ đích cần giữ lại và bấm "Xác nhận" để hoàn tất quá trình gộp liên hệ.

Lưu ý: ngay sau khi gộp liên hệ, hệ thống sẽ:

• Chuyển tất cả các phiếu ghi, ghi chú của Liên hệ nguồn về Liên hệ đích

• Các trường thông tin của Liên hệ nguồn được gộp vào Liên hệ đích

• Cácliên hệ nguồn sẽ bị xóa sau khi quá trình gộp hoàn thành

Tính năng nâng cao

StringeeX hỗ trợ tính năng nâng cao Cấu hình tài khoản quản lý, hỗ trợ nhân sự mới quản lý các liên hệ và phiếu ghi của nhân sự cũ thông qua giao diện Liên hệ.

Sau khi click vào Cấu hình tài khoản quản lý, admin có thể thao tác với các lựa chọn như minh hoạ dưới đây:

• Thay thế: chức năng này sẽ thực hiện thay thế tài khoản quản lý trong tất cả liên hệ sang tài khoản quản lý khác. Chức năng cũng thay đổi trường giao cho sang agent mới với các phiếu ghi của liên hệ tương ứng

• Xoá: chức năng này sẽ thực hiện xóa tài khoản quản lý trong tất cả liên hệ tài khoản đó đang quản lý

• Xoá tất cả: chức năng này sẽ thực hiện xóa tất cả tài khoản quản lý trong tất cả liên hệ