Marco

Khái niệm

Tính năng Marco phiếu ghi cho phép admin thiết lập sẵn các giá trị cần điền vào phiếu ghi như nội dung email, nội dung ghi chú, giá trị các trường phiếu ghi,... Dựa trên các giá trị đã thiết lập đó, các tổng đài viên có thể điền nhanh nội dung phiếu ghi cần xử lý chỉ bằng một vài click chuột.

Hình 1: Tính năng Macro

Trong danh sách Macro người dùng sẽ có 2 mục là bộ lọc Macro và bảng thống kê Macro.

Bộ lọc Macro

Hình 2: Bộ lọc Macro

• Chia sẻ với: người dùng có thể lọc ra các Macro được chia sẻ theo các phân quyền Tất cả, Chỉ mình tôi (người tạo Macro), Nhóm (các nhóm Agent trên hệ thống).

• Ngày tạo: ngày Macro được khởi tạo trên hệ thống.

• Ô tìm kiếm: tìm kiếm theo tên của Macro.

Bảng thống kê Macro

Hình 3: Bảng thống kê danh sách Macro

• Đang hoạt động/Ngừng hoạt động: Đang hoạt động là người dùng có thể áp dụng Macro trong ticket. Còn Ngừng hoạt động là ngược lại.

• Tên Macro: tên được đặt khi khởi tạo Macro.

• Chia sẻ với: phần quyền được xem và sử dụng Macro.

• Ngày tạo: thời gian khởi tạo Macro.

• Được yêu thích: có hoặc không. Nếu được đánh dấu yêu thích Macro sẽ được ưu tiên hiển thị trên đầu danh sách.

• Hành động:

Hình 4: Hành động đối với Macro

- Được yêu thích: đánh dấu Macro được yêu thích hoặc hủy yêu thích.

- Nhân bản Macro: hệ thống sẽ chuyển đến giao diện tạo ticket với các cài đặt giống hoàn toàn với Macro được nhân bản.

- Vô hiệu hóa: đưa Macro vào trạng thái ngừng hoạt động và có thể mở lại cho Macro đó khi cần. Nếu sử dụng hành động này ở mục Macro ngừng hoạt động thì sẽ là “Kích hoạt”.

• Xóa Macro: để xóa Macro người dùng tích vào ô lựa chọn Macro và chọn nút xóa như ảnh dưới.

Hình 5: Xóa Macro

Tạo macro

Để tạo Macro người dùng nhấn chọn nút “Tạo Macro” trên giao diện.

Hình 5: Tạo Macro

Cấu hình macro

Hình 6: Cấu hình macro

• Tên Macro: tên của Macro sẽ được hiển thị tại danh sách thống kê Macro.

• Trạng thái: đang hoạt động hoặc ngừng hoạt động.

• Chia sẻ với: người dùng sẽ lựa chọn tùy chọn phù hợp nhất. Nếu chọn lựa chọn nhóm người dùng sẽ chọn những nhóm được phép sử dụng Macro đã tạo.

Hình 7: Chọn nhóm được sử dụng Macro

• Danh sách thao tác: trong một Macro thì mỗi thao tác chỉ được chọn 1 lần duy nhất.

Hình 8: Các thao tác của Macro

- Gửi Email: người dùng thêm nội dung vào mẫu có sẵn trên hệ thống hoặc có thể dụng các Placeholder đã có sẵn trên hệ thống để tạo được Macro hoàn chỉnh.

Hình 9: Cấu hình thao tác của Macro gửi Email

Cách sử dụng Macro trong ticket

Cách sử dụng Macro trong chi tiết phiếu ghi. Để sử dụng tính năng Macro người dùng cần mở chi tiết một phiếu ghi và chọn tính năng Macro cần áp dụng.

Hình 10: Chọn Macro trong chi tiết phiếu ghi

Macro gửi Email

Sau khi chọn Macro “Gửi email” hệ thống sẽ tự động chuyển sang giao diện gửi mail cho Khách hàng và áp dụng nội dung của Macro vào ticket.

Hình 11: Áp dụng Macro gửi email